Intranet: Die Vorteile eines digitalen Netzwerks

Intranet: Die Vorteile eines digitalen Netzwerks

Schluss mit lästigen E-Mails und unübersichtlichen Ordnerstrukturen. Mit unseren Intranet-Lösungen arbeitest Du mit Deinem Team ganz einfach gemeinsam online an Projekten – das macht unübersichtlichen E-Mail-Verkehr überflüssig. Statt lokaler Datenspeicherung setzen wir auf cloudbasierte Lösungen mit Atlassian Confluence. Statt Präsenzkultur im Büro setzen wir auf flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten – ob im Homeoffice oder von unterwegs. Mit unseren Intranet-Lösungen sparst Du Zeit, Kosten und Nerven. In diesem Artikel erfährst Du mehr über die Vorteile eines Social Intranets, wie wir es verstehen.  

Die Basics: Was ist ein Intranet?

Zunächst ein paar Basics. Unter einem Intranet verstehen wir ein geschlossenes Netzwerk, zu dem nur bestimmte Personengruppen - beispielsweise Dein Team - Zugang haben. Unabhängig von Ort und Zeit haben alle Nutzer:innen einen eigenen "Workspace". Der Workspace ist ein digitaler Arbeitsplatz, in dem jede Nutzerin interne Dokumente ablegen, anschauen und gemeinsam mit weiteren Nutzern zeitgleich bearbeiten kann.

Durch die digitale Vernetzung verschiedener Arbeitsbereiche können die Inhalte von jedem Teammitglied und von jedem Computer aus eingesehen und synchron editiert werden. 

Unser Social Intranet ist die ideale Lösung, wenn Du häufig im Homeoffice arbeitest oder – nach der Corona-Pandemie - wieder viel auf Geschäftsreisen unterwegs bist. Auf die Inhalte im Intranet kannst Du nämlich ganz bequem von unterwegs oder zu Hause aus zugreifen. Einzige Voraussetzung dafür ist die Einrichtung einer sicheren VPN-Software, die auf Euren Endgeräten installiert sein muss. 

VPN steht für Virtual Private Network – über die VPN-Software können sich Nutzer anonym im Netz bewegen. Verwendet eine Nutzerin auf ihrem Computer oder Smartphone eine VPN-Software, werden IP-Verbindungen verschlüsselt. Hackern wird es so fast unmöglich gemacht, Zugriff zu erhalten, auch Provider können das Surfverhalten nicht mehr nachvollziehen.

Darum lohnt sich ein Intranet für Dein Unternehmen

Wann arbeitet ein Team erfolgreich zusammen? Wir finden: Wenn es optimal kommuniziert. Das bedeutet, Kommunikationswege müssen transparent und unkompliziert sein. Für effizientes Arbeiten ist es wichtig, dass Abstimmungen schnell und maximal einfach möglich sind. 

Du kennst das Problem, wenn mehrere Menschen im Team ein Dokument bearbeiten und Version 243 zum x-ten Mal bei Dir im E-Mail-Posteingang landet? Genau für diese Art der internen Kommunikation bietet unser Social Intranet die Lösung. Denn im Intranet könnt Ihr zeitgleich wie zeitversetzt an einem Dokument arbeiten, es kommentieren und im Notfall auch ältere Versionen wiederherstellen. Denn jeder ist jederzeit auf dem aktuellen Stand. Endloses E-Mail-Pingpong hat damit ein Ende.  

Als internes sowie kostengünstiges Kommunikations-Tool bieten unsere Intranet-Lösungen zahlreiche Möglichkeiten: Teams können über Fach- und Hierarchieebenen hinweg gemeinsam an Projekten und Vorgängen arbeiten, wo immer es Sinn ergibt. Workflows ermöglichen es, Abläufe und Freigabeprozesse digital abzubilden. Nicht zuletzt ist das Social Intranet des Marktführers Atlassian Confluence ein Datenarchiv und transparenter Wissensspeicher in einem. Weitere Zusatzfeatures, wie wir sie inhouse für unsere Kunden entwickeln, heben Eure digitale Teamarbeit auf ein neues Level, machen sie transparenter und vor allem schneller. 

Der Workspace: Ein digitaler Arbeitsplatz für Euer Team

Sollen alle – von der Chefin bis zu den Mitarbeiter:innen –  auf alle Dokumente Zugriff haben? Oder gibt es Bereiche, die nur bestimmte Teammitglieder sehen sollen? Durch geschützte Bereiche, eine einfache Versions- und Dokumentenverwaltung in Kombination mit einer leistungsstarken Such- und Filterfunktion ist jeder dieser Use Cases leicht realisierbar. 

Auch als internes Netzwerk eignet sich das Intranet: Welche neuen Kollegen gibt es in der Organisation? Wie haben sich die Quartalszahlen entwickelt? Was sind die nächsten Meilensteine? Im geschützten Raum eines internen Netzwerks können wichtige Informationen für alle Mitarbeiter sichtbar veröffentlicht und geteilt werden. Für die interne Kommunikation ist das Intranet ein immer noch unterschätzter Hebel. 

Die wichtigsten Funktionen eines Intranets im Überblick

Um modernes und effizientes Arbeiten digital möglich zu machen, empfehlen wir aus Überzeugung die intelligenten Intranet-Lösungen des Marktführers Atlassian aus Australien. Wir sind erfahrene Atlassian-Experten und beraten Dich gern von der Analyse bis zur erfolgreichen Einführung von Atlassian Confluence. Und auch danach bleiben wir selbstverständlich an Deiner Seite: Wir bieten Schulungen, Betreuung und Hosting an.

Für die gemeinsame Arbeit im Intranet und die Team-Kommunikation stehen Dir zahlreiche Funktionen bereit, die über Add-Ons und Plugins jederzeit erweitert werden können:

• Eigene Team- und Projektbereiche mit individuellen Zugriffsrechten,
• Einfache Erstellung von Texten, Tabellen, Vorlagen oder Projektplänen,
• Feedback-Möglichkeiten über Kommentare, Nutzer-Erwähnungen und Likes,
• Corporate Blogs, Umfragen, Status-Einstellungen und weitere Instrumente für die Kommunikation,
• Umfassendes Aufgabenmanagement und Kalender-Funktionen für die Terminkoordinierung 
• Activity-streams, um immer über alle Änderungen informiert zu bleiben

Und vor allem: Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Euch eine Intranet-Lösung zu finden, die Euren Vorstellungen und Bedürfnissen voll entspricht.

Konkrete Anwendungen und Beispiele

Innovative Workflows abbilden, Wissensmanagement und Dokumentenverwaltung organisieren - das Arbeiten in einem Social Intranet ist vielfältig. Drei wichtige Intranet-Anwendungen für Deinen digitalen Arbeitsplatz im Überblick:

Intranet-Anwendung 1: Mitarbeiterportal

Mitarbeiter:innen erstellen Beiträge, beantworten Fragen, erledigen Aufgaben, nehmen an Umfragen teil und kommentieren andere Beiträge. So nutzt Du das kollektive Wissen Deiner Mitarbeiter - ob im eigenen Büro, von daheim oder mobil von unterwegs.

Intranet-Anwendung 2: Prozess-Integration

Im Social Intranet erstellen und finden Mitarbeiter:innen alle wichtigen Vorlagen für Unternehmensprozesse: Präsentationen, Textvorlagen, Urlaubsanträge – mit Confluence verbesserst und vereinheitlichst Du Deine Prozesse.

Als unsere Kunden profitiert ihr von der Inhouse-Beratung unserer Expert:innen. Wir lieben Intranets und sind jederzeit bereit, neue smarte Anwendungen für Euch zu entwickeln. Weiterer Vorteil: Unsere Technologie integrieren wir nahtlos in die IT-Infrastruktur Eurer Organisation.

Intranet-Anwendung 3: Workflows

Unser Social Intranet steht für innovative Workflows. Statt Blackbox-Mentalität und unklaren Abstimmungsschleifen setzen wir auf Transparenz. Mit unseren Workflows legen wir offen, in welchem Bearbeitungsstand sich eine Initiative gerade befindet - jederzeit und für jede und jeden. So heben wir Teamwork auf ein neues Level.